Como elaborar relatórios mais precisos sem perder tempo

Relatórios são importantes para que todos saibam a situação atual da empresa ou para mostrar algum ponto de atenção e identificar possíveis causas. O problema é que muitas pessoas gastam tempo demais com eles, criam extensos relatórios com informações demais e, por vezes, com números inconsistentes ou imprecisos.

Fazer um relatório simples, direto e que seja facilmente compreensível é possível e basta seguir alguns passos para elaborá-lo sem perder tempo.

Qual o objetivo do relatório? Para quem se destina?

O primeiro passo é definir o objetivo, por exemplo, apresentar o demonstrativo de vendas, comparar com anos anteriores para analisar o crescimento ou estudar os grupos de produtos vendidos em cada época do ano para observar tendências.

O destinatário também é importante pois a linguagem muda para cada equipe ou nível hierárquico. Apresentar os números e termos de maneira que todos possam entender, sem termos técnicos específicos, é fundamental para um relatório bem feito e também é importante levar em consideração o tempo disponível de cada um para leitura e entendimento do que é apresentado.

Fonte e precisão dos dados

O local de onde se busca os dados determina o quão precisos eles serão. Quando se é repassado por agências de comunicação ou terceiros, não se sabe como eles foram extraídos, o local ou se os filtros foram aplicados corretamente. Dessa forma, as chances de se receber dados maquiados, imprecisos, são maiores, o que irá prejudicar o seu relatório e, por consequência, as decisões baseadas nele.

Busque as informações direto da fonte, seja ela um Google Analytics, softwares de gestão (ERP) ou sistemas de inteligência analítica. Assim, você irá buscar somente o que precisa e de acordo com os filtros que você mesmo estabeleceu.

Correlacione as informações

Os dados sozinhos não dizem nada, para eles virarem informações é necessário organizá-los, relacionar causas e consequências e comparar em diferentes espaços temporais, mas sempre levando em consideração o objetivo do seu relatório. É importante compreender e extrair todas as informações que os dados têm a oferecer, seguindo o processo de construção abaixo:

O que é inteligência analítica aplicada ao varejo e ao franchising?

Por exemplo, se você vai comparar períodos de vendas e estudar as possíveis causas para um crescimento ou não, é necessário que você levante:

  • Vendas por mês do período no ano atual
  • Vendas por mês do mesmo período do ano anterior.
  • Vendas por mês do mesmo período de dois anos atrás.
  • Os principais indicadores de vendas do seu negócio nesses períodos, como: Número de Tickets, Ticket Médio (TM) e Peças por Atendimento (PA).

Dessa forma, você não somente vai perceber se cresceu ou não, mas também qual ou quais indicadores mais influenciaram nesse comportamento.

Utilize gráficos

Gráficos são a forma mais fácil e rápida de compreender informações numéricas. É possível utilizar um gráfico em barras para mostrar o crescimento no número de vendas, um em pizza para apresentar a participação de cada grupo de produtos desse resultado e outras opções. Além de também ser possível correlacionar as informações dentro dos gráficos, por exemplo, um em barra para mostrar crescimento de vendas e um em linha sobreposto para apresentar a variação do Ticket Médio.

Não se esqueça das tecnologias

Parafraseando Voltaire, quem faz relatórios exagerados é porque não tem tempo, uma vez que elaborar um material conciso exige mais dedicação. E é justamente por isso que buscar soluções tecnológicas para faz sentido, uma vez que as informações extraídas serão enxutas e diretas, diminuindo o tempo necessário para essa atividade.

Já existem muitas tecnologias que facilitam a criação de relatórios, gráficos e demonstrativos. Como a Plataforma Disruptiva Franchise Intelligence que, com poucos cliques, é possível visualizar diversas análises, aplicar filtros e extrair todas as informações necessárias para tomadas de decisão mais assertivas.

Plataforma Disruptiva Franchise Intelligence

Ficou com alguma dúvida de como elaborar relatórios simples e direto? Deixe nos comentários que podemos te dar algumas dicas extras 😉

Bruna Gonçalves

Formada em Jornalismo, já trabalhou com marketing digital e agora se aventura na área de Gestão de Produto da Disruptiva Franchise Intelligence. Ama tudo o que envolve tecnologia, comida e experiência do cliente.

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